Coronavirus en thuiswerk: hoe waak je over het welzijn van je personeel op afstand?

#1 Tips voor thuiswerk: zo maak je het beste van telewerk!

Sinds de pandemie-uitbraak is thuiswerk de norm. Lukt dat écht niet, dan is een maximale sociale afstand van minimaal 1,5 meter op de werkvloer een must. Niet vergeten: door je medewerkers te laten thuiswerken, toon je ook meteen dat je geeft om hun gezondheid. Maar hoe maak je van deze nieuwe manier van werken een succes?

Wel, wil je als bedrijf de vruchten plukken van thuiswerk, dan geldt: goede afspraken maken goede vrienden. Zeker als het een nieuw concept is in je organisatie: dan moet je er extra over waken dat alles gesmeerd loopt.

Leg bijvoorbeeld een tijdsbestek vast waarin de thuiswerkers beschikbaar moeten zijn. Regel dagelijkse tijdstippen om werkgerelateerde zaken af te toetsen en hou zo de vinger aan de pols. Definieer en communiceer ook wat thuiswerk betekent voor gezamenlijke meetings, een-op-eengesprekken of afspraken met klanten.

Vergeet niet dat ook buiten crisissituaties thuiswerk een goede optie is. Het geeft blijk van vertrouwen en met duidelijke regels ook flexibiliteit. Het grote voordeel van zo’n thuiskantoor voor je medewerkers? Dat is ongetwijfeld de vrijheid. Vroege vogels kunnen bij het aanbreken van de dag al starten, terwijl langslapers misschien liever wat later beginnen.

#2 Respecteer de balans werk en privé van elke collega

Zowel in het thuiskantoor als op de werkvloer bestaan er verschillende manieren om ieders werk-privébalans te respecteren. Samengevat: op kantoor kan je bijvoorbeeld glijdende werkuren invoeren, extra vakantiedagen toekennen en je personeel verwennen met een wekelijkse fruitmand.

Maar werknemers hanteren thuis niet altijd hetzelfde werkritme. Zeker niet als een noodsituatie zoals het coronavirus betekent dat ook de kinderen thuis zijn. Zowel jij als je medewerkers willen vermijden dat zoon- of dochterlief gekke bekken komt trekken wanneer jullie een belangrijk videogesprek voeren. Maar soms zijn zulke dingen onvermijdelijk. Net daarom is het zo cruciaal dat je dergelijke toestanden uitvoerig bespreekt met het team. Een andere niet te missen uitdaging van thuiswerk is de vervagende grens tussen de werk- en privéomgeving. Het laatste wat je wil, is overijverig personeel dat zichzelf voorbijloopt en dagelijks 10 uur achter de laptop mails zit te beantwoorden.

Daarbuiten zullen er ook personeelsleden zijn die last krijgen van verhoogde stress of een sombere gemoedstoestand. Voor hen kan niet alleen jouw luisterend oor, maar ook een extra uurtje ontspanning een wereld van verschil betekenen.

Als bedrijfsleider ben jij hoe dan ook dé persoon om een adviserende rol op te nemen. Geef je teamleden tips om het thuiskantoor in een aparte kamer in te richten, en moedig hen aan om voldoende pauze te nemen. Wedden dat ze jouw constructieve en flexibele aanpak zullen appreciëren?

#3 Gebruik slimme computer technologie voor een menselijke aanpak

Natuurlijk kan je dat enkel bolwerken als je werknemers de juiste infrastructuur hebben, en de werkmethoden van je bedrijf hen ook toelaten om thuis te werken. Niets zo vervelend als thuiswerkers die plotsklaps geen toegang hebben tot het intranet, of een bepaald document niet kunnen openen.

Probeer daarom zoveel mogelijk in de cloud te werken. Gebruik gedeelde spreadsheets en documenten naar believen. Voorzie verder chattools voor interne communicatie (Slack of Skype), beheer alle mappen centraal in de cloud (Microsoft, Dropbox, Google Drive) of via projectmanagement tools (Asana of Basecamp). En minstens zo belangrijk: vergader via videobeldiensten zoals Skype en Zoom.

Die videobeldiensten bieden meerdere voordelen. Ze bevorderen het sociaal contact tussen de collega’s, ondanks fysieke samenkomst op zulke momenten niet mogelijk is. Daarnaast zijn ze een uitstekende aanvulling op geschreven communicatie via e-mail of chat, die de gesprekken soms moeizaam maken door gebrek aan intonatie en gezichtsuitdrukking.  Want onderschat niet: non-verbale communicatie speelt een grotere rol dan je zou denken! Zet dus gerust je video aan als je met je team aan het bellen bent. Kat of hond in beeld? Geen probleem, zulke kleine dingen maken de interactie een pak menselijker. En daar hebben we in tijden van corona allemaal nood aan, nietwaar?

#4 Blijf communiceren, dankzij de computer kan het!

Je begrijpt het al: blijven communiceren is een must. Feedbackmoment of evaluatiegesprek ingepland met een van je teamleden? Stel die niet uit, maar laat ze doorgaan via een videogesprek. Maar maak ook zeker ruimte voor informele gesprekken. Sommige medewerkers hebben door de plots veranderende omstandigheden nu eenmaal meer nood aan een fijne babbel. Die motivatie kunnen ze absoluut gebruiken.

Meer nog, uit studies van Harvard Business Research blijkt dat eenzaamheid een van de meest voorkomende klachten is bij werken op afstand. Veel mensen denken dat die vooral parten speelt bij extraverte medewerkers, al geldt het gevaar voor vereenzaming ook voor introverte karakters. Sterker zelfs, op lange termijn kan sociaal isolement medewerkers doen twijfelen om van job te veranderen. Besteed hier voldoende aandacht aan, zeker tijdens crisissen zoals de uitbraak van een virus. Onderzoek naar emotionele intelligentie wees bijvoorbeeld uit dat medewerkers rekenen op hun managers voor aanwijzingen over gepaste reacties op crisissituaties. Communiceer jij als manager vooral stress en wanhoop, dan belandt iedereen in een neerwaartse spiraal. Hoe je het dan best aanpakt? Erken de emotionele en professionele gevolgen van de virusuitbraak, maar straal verder ook vertrouwen en positiviteit uit.

Algemeen blijft gelden: communicatie is in een bedrijfsomgeving altijd een must, niet alleen wanneer het land ons in een lockdown houdt. Laat regelmatig weten wat er leeft binnen de organisatie, welke doelstellingen jullie deze maand samen willen behalen en wat er afgelopen week uitstekend of minder goed is gelopen. Want als bedrijfsleider wil je voorkomen dat je personeelsleden niet meer op dezelfde lijn zitten, nietwaar?

#5 Neem afstand van de computer: pauzeer en beweeg

Je medewerkers kunnen op verschillende manieren een break nemen, al is beweging misschien wel een van de meest doeltreffende. Moeten we de voordelen ervan zelfs nog toelichten?  Voor wie er graag nog eens aan wordt herinnerd: meer creativiteit, verhoogde prestaties, een beter geheugen en een hogere weerstand tegen stress.

Voldoende beweging is des te meer een aandachtspunt voor mensen met zittende beroepen. En het goede nieuws is dat een korte workout of een sportieve pauze helemaal niet veel tijd hoeft te kosten! Een wandeling om de hoek, een kwartiertje yoga of wat stretchoefeningen doen al wonderen. Wil je er echt een teamwerk van maken? Videovergaderingen to the rescue!

Ziezo, dankzij deze tips geraakt jouw bedrijf een flink eind op weg met thuiswerken. Zonder dat het je medewerkers extra stress bezorgt!

Geïnteresseerd in meer tips om het welzijn van je medewerkers te bevorderen? Lees dan meer over het belang van employee centricity en Het Nieuwe Werken!