Deze 5 vragen moet u zichzelf stellen om van hybride werken een duurzame keuze te maken
Intussen is het al duidelijk dat hybride werken geen copy paste is van werken op kantoor. De meeste organisaties beseffen dat ze een solide strategie nodig hebben als framework voor toekomstbestendig hybride werken. Maar hoe ontwikkelt u die voor duurzaam succes? Met vijf gerichte vragen kunt u tot het juiste strategische kader komen. We sommen ze hieronder voor u op!
#1 ‘Welke hybride manier van werken sluit het beste aan op mijn huidige bedrijfsvoering?’
Er bestaat niet zoiets als de ‘standaard hybride manier van werken’. Wilt u uw organisatie laten gedijen bij deze werkwijze, dan is het belangrijk dat u rekening houdt met haar voorgeschiedenis en cultuur. Stel dat uw beleid staat en valt met vastgelegde normen en regels, dan loont het om een gedetailleerde reeks richtlijnen te maken voor hybride werken.
Heeft uw organisatie eerder een flexibele bedrijfsvoering, dan kan een beleid voor hybride werken vooral contextgedreven zijn. Zo werkte Amerikaans onderzoek- en adviesbureau Gallup Incorporated samen met een bedrijf, dat zijn beleid voor werken op afstand samenvatte met het mantra: werk op een manier die gepast is. Dat lijkt vaag, maar voor de medewerkers was het dat allesbehalve. Want de spreuk sloot perfect aan bij de bedrijfscultuur. De dresscode was bijvoorbeeld altijd al: ‘kleed je op een manier die gepast is’. Flexibele beleidsregels zoals deze helpen managers in staat om voortdurend gesprekken te voeren over de rollen, verantwoordelijkheden, het team, de persoonlijkheid en het leven van elke werknemer. Zo ziet u maar: succesvol hybride werken kan verschillende invullingen hebben!
#2 ‘Hoe neem ik belangrijke beslissingen op afstand?’
Bij de uitbraak van de coronacrisis werden managers gedwongen om letterlijk alles te monitoren op afstand. Nu hybride werken in veel organisaties de norm is, is het belangrijk dat zij in staat zijn om cruciale beslissingen te nemen op afstand.
Aangezien de aanpak van dit leidinggevend personeel een grote impact heeft op de productiviteit en het welzijn van de teamleden, overweegt u best gerichte trainingen en coaching aan alle managers. Verbindend communiceren, empathie en leiderschap zijn daar enkele hoekstenen van. Zo kunt u uw managers het vertrouwen geven om alle andere medewerkers aan te sturen en te begeleiden in deze bijzondere transitie. En zo vermijdt u dat door te hakken knopen stuk voor stuk bij u als bedrijfsleider of HR-verantwoordelijke terechtkomen.
#3 ‘Hoe krijg ik alle medewerkers mee aan boord?’
Maar veronderstel vooral niet dat een beleid rond hybride werken van bovenaf wordt opgedragen aan het personeel. Want zo riskeert u uw werknemers te ontmoedigen. Akkoord, als manager kunt u onmogelijk 100% rekening houden met elk individu. Maar het is wel belangrijk dat u de voeling houdt met het team, door te luisteren naar hun bezorgdheden en verwachtingen.
Besef dat het middenmanagement hierin een belangrijke rol vervult. Ze slaan als het ware de brug tussen de high-level beslissingen en eerstelijnsuitvoering. Ga dus samen met de middenmanagers bijvoorbeeld aan de slag met kwalitatieve en kwantitatieve bevragingen. Pols bij hen naar wat er leeft in het bedrijf. Zorg ervoor dat de nodige feedback wordt gecapteerd, en dat u ze meeneemt in uw beleid. Een bijkomend aandachtspunt is om een ‘workplace value proposition’ te bepalen.
Met andere woorden: u zet in de verf welke meerwaarde werken op kantoor vandaag de dag nog heeft. Hoe biedt u iedere werknemer ruimte voor gefocust en productief werken (bijvoorbeeld met afzonderlijke pods of stille ruimtes)? Op welke manier stimuleert u relationship building (denk aan after work drinks of stand-ups)? En hoe houdt u rekening met het mentaal, fysiek en sociaal welzijn van iedereen (overweeg wandelvergaderingen en welzijnsinitiatieven ter plaatse)? Deze maatregelen maken kantoorwerk voldoende aantrekkelijk én zijn veel effectiever dan het dwingen van uw medewerkers om ter plaatse te werken.
#4 ‘Hoe kan ik hiermee zoveel mogelijk kosten besparen?’
Er is al veel geschreven over de potentiële kostenbesparingen van hybride werken. Want organisaties met minder kantoren dringen dankzij de combinatie van kantoor- en thuiswerk hun vaste en variabele kosten aanzienlijk terug.
Maar niet alleen kostenbesparing mag het opzet zijn. Zo is het een goed idee om bestaande kosten naar een andere post te verschuiven. Denk maar eens aan de dagelijkse pot filterkoffie op kantoor. Misschien kunt u die vervangen door een barista die op vaste kantoorwerkdagen afzakt voor een lekkere cappuccino of koffie verkeerd? En vergeet die bureautafels niet: heeft u er echt zoveel nodig? Misschien kunt u een deel vervangen door akoestische pods? Als manager is dit een uitgelezen kans om uitgaven te herverdelen en te investeren in tools die de samenwerking en het welzijn van medewerkers écht ten goede komen.
#5 ‘Hoe weet ik of mijn strategie wel werkt?’
In elke transitie is het belangrijk dat u tijdig achterhaalt wat er al dan niet werkt, en bijstuurt waar nodig. En meten is weten! Met enquêtes kunt u de tevredenheid en de productiviteit van uw werknemers in kaart brengen, maar die parameters zijn niet voor alle functies even gemakkelijk te onderzoeken.
De betrokkenheid van uw personeel, in combinatie met vaste kosten, kan dan weer wel een interessante maatstaf zijn. Dat komt doordat ze sterk gelinkt is aan verschillende indicatoren voor goede bedrijfsresultaten: winstgevendheid, retentie en prestaties.
Denk in elk geval op voorhand na over de meetmethoden die u wilt gebruiken. Enkel zo kent u binnen enkele maanden en jaren het effect van uw beleid.
Nood aan extra begeleiding voor uw beleid rond hybride werken?
Laat u dan bijstaan via het Healthy Hybrid Habits programma! Dit traject bestaat uit vijf workshops, waarbij erkende coaches de dimensies van hybride werken stuk voor stuk belichten. Resultaat? Meer productiviteit, focus, welzijn en authenticiteit!