Inspiratie

Absenteïsme voorkomen in uw organisatie? meten is weten

Eind juni 2020 waren in ons land 460.000 werknemers langdurig afwezig. Dat aantal stijgt jaarlijks, en sinds 2000 is er een toename van maar liefst 130%. Hoewel de kost van absenteïsme niet evident is om te berekenen, zijn de gevolgen voor uw organisatie aanzienlijk. Naarmate het vervangen van de werknemer meer tijd en middelen vergt, zal niet alleen de kost van absenteïsme stijgen. Ook het belang van preventie neemt toe. We gingen op gesprek met Cédric Velghe – onderzoeker en managing partner van The VIGOR Unit, spin-off van de UGent – over absenteïsme, de rol van preventie en het belang van de vinger aan de pols te houden.

 

Holistische kijk op gezondheid is een must

Het aanpakken van absenteïsme begint met een goede kennis van het begrip welzijn. “Aanvankelijk lag de focus vooral op fysiek welzijn, tevredenheid en stress, weet Cédric Velghe. “De recente geschiedenis en coronacrisis waren op dat vlak een belangrijke wake-up call. Zo groeit  het besef dat mentaal en sociaal welzijn in de brede betekenis van de begrippen even belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan zelfontplooiing of het gevoel deel uit te maken van een gemeenschap. Ik zie dat veel organisaties nog relatief weinig vertrouwd zijn met deze andere aspecten van welzijn”.

We moeten ook verder durven kijken dan de werksituatie van de werknemer, gelooft Cédric. “Het welzijnsniveau van uw organisatie vraagt ook onderzoek naar de privé sfeer en de levensstijl van de medewerkers. Want het algemeen welbevinden wordt zowel bepaald door privé omstandigheden – factoren waar een werkgever vaak weinig vat op heeft – als door werkgerelateerde factoren.”    

 

Formele & recurrente bevragingen

Allemaal goed en wel, maar wat betekent dat in de praktijk? Hoe houdt u als organisatie de vinger aan de pols? “Het klinkt misschien oubollig, maar ik raad een kwantitatieve bevraging aan in de vorm van een formele personeelsenquête. Dat is nog steeds één van de meest doeltreffende manieren om zicht te krijgen op het welzijnsniveau en de welzijnsrisico’s in uw bedrijf”, adviseert Cédric. “Weet wel dat dit geen eenmalig gebeuren is, maar op recurrente basis moet gebeuren. Pas wanneer u enquêtes periodiek inzet, kunt u zinvolle vergelijkingen maken, trends identificeren of een beeld krijgen van de samenhang met andere KPIs.”      

 

Primaire en secundaire preventie

Zo’n bevraging laat vooral toe om de noden in kaart te brengen zowel op vlak van primaire als van secundaire preventie.  “Bij dat eerste gaat u een reeks maatregelen treffen om uw werknemers niet bloot te stellen aan welzijnsrisico’s”, licht Cédric toe. “Denk aan ergonomische- en veiligheidsinspanningen, maar zeker ook aan middelen om een te hoge mentale belasting of emotionele problemen te voorkomen.” Regelmatige feedback, meer autonomie, duidelijke doelstellingen en voldoende opleiding zijn daar volgens Cédric goede voorbeelden van.

“Met secundaire preventie gaat u de werknemers individueel helpen die al bepaalde klachten vertonen. Zij hebben nood aan een andere, gepersonaliseerde aanpak. Aan de hand van advies over voeding, beweging en mentale hygiëne kunt u bijvoorbeeld hun levensstijl helpen te verbeteren”, klinkt het. “We zien trouwens dat er te weinig ingezet wordt op primaire interventies. Dat is niet verwonderlijk, want dit vergt doorgaans aanpassingen van de werkcontext en -inhoud. Een cursus of een event organiseren is veel makkelijker.”      

 

Volstaan kwantitatieve metingen?

Een kwantitatieve analyse is een goed begin, maar kan volgens Cédric worden aangevuld met kwalitatief onderzoek. Dat geeft een aantal cijfermatige resultaten meer context.  “Focusgroepen zijn bijvoorbeeld een uitstekend initiatief”, illustreert hij. “Dat zijn kwalitatieve groepsinterviews met een representatieve selectie van uw medewerkers. Daarmee kunt u de onderliggende      behoeften of problemen in kaart brengen en een reeks pragmatische voorstellen samen definiëren. Het gevoel van betrokkenheid voor de medewerkers is inderdaad vaak doorslaggevend.”

Daarnaast kunt u de enquête-data ook nog koppelen met andere organisatiedata. Denk aan de link met de absenteïsmecijfers maar even goed met het personeelsverloop. Zo kunt u statistisch toetsen wat de potentiële oorzaken zijn voor het absenteïsme of het verloop. Nog een stap verder is het ontwikkelen van predictieve modellen die kunnen voorspellen in welke mate het absenteïsme de komende maanden zal stijgen of dalen.

 

Van data naar actie

Data is dus van onmetelijk belang. The VIGOR Unit werkte daarom mee aan de ontwikkeling van de My WellRi van AG Health Partner. Zulke evidence-based tools zijn volgens Cédric onmisbaar om de juiste analyse van het welzijn in een organisatie te maken. “De vragen zijn opgesteld  in overeenstemming met de wettelijke vereisten voor de analyse van psychosociale risico’s, maar we gaan verder dan dit kader om alle, belangrijke factoren te kunnen monitoren, zoals bijvoorbeeld veerkracht of hoe de werknemer hun vrije tijd invult”, vertelt hij. “Maar de echte kunst bestaat erin om in actie te schieten met de cijfers van zo’n bevraging want het meten alleen is uiteraard niet voldoende. Even belangrijk: betrek uw medewerkers bij de resultaten en maak samen de nodige beslissingen met een actieplan. Anders krijgen ze het gevoel dat de enquête tijdverlies was en dit kan een negatieve impact hebben op heel uw welzijnsbeleid en bijhorende initiatieven.”

 

Meer weten over recurrente bevragingen? Laat u inspireren door My WellRi!

Algemene interesse in de oorzaken, impact en kostprijs van absenteïsme? Download zeker ook onze white paper Absenteïsme in België om er alles over te ontdekken.