Coronavirus : comment veiller au bien-être de votre personnel dans le cadre du télétravail ?

#1 Tirez le meilleur parti du travail à domicile

Depuis le début de la pandémie, le télétravail est devenu la norme. Si cette option n'est vraiment pas envisageable, une distance sociale d'au moins 1,5 mètre est obligatoire sur le lieu de travail. N'oubliez pas : en permettant à vos collaborateurs de travailler à domicile, vous montrez également que vous vous souciez de leur santé. Mais comment favoriser la réussite de cette nouvelle façon de travailler ?

Si votre entreprise souhaite vraiment tirer profit du travail à domicile, la règle est la suivante : les bons accords font les bons amis. Vous devez veiller à ce que tout se passe bien, d'autant plus s'il s'agit d'un nouveau concept dans votre organisation.

Fixez par exemple une plage horaire pendant laquelle les collaborateurs en télétravail doivent être disponibles. Prévoyez chaque jour des moments de concertation sur des questions liées au travail et assurez-en le suivi ensemble. Déterminez et communiquez également sur les implications du travail à domicile au niveau des réunions, des entretiens individuels ou des rendez-vous avec les clients.

N'oubliez pas que le télétravail est également une bonne option en dehors des situations de crise. C'est une marque de confiance qui, avec des règles claires, apporte également davantage de flexibilité. Le principal avantage pour vos collaborateurs ? La liberté, sans aucun doute. Les lève-tôt peuvent commencer à l'aube, tandis que ceux qui ont plus de mal à sortir du lit préfèreront commencer un peu plus tard.

 

#2 Respectez l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de chaque collègue

Que ce soit en télétravail ou sur le lieu de travail, il existe différentes façons de respecter l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de chacun. Au bureau, vous pouvez par exemple instaurer des horaires de travail glissants, accorder des congés supplémentaires et choyer votre personnel avec un panier de fruits hebdomadaire.

Mais chez eux, vos collaborateurs n'ont pas toujours le même rythme de travail. A fortiori quand les enfants sont aussi à la maison en raison d'une situation exceptionnelle comme celle du coronavirus. Vos collaborateurs et vous préfèreriez éviter que votre fils ou votre fille ne vienne perturber une conversation vidéo importante en faisant des grimaces. Pourtant, de telles choses sont parfois inévitables. C'est précisément la raison pour laquelle il est si important de discuter en détails de ces situations avec l'équipe. Autre défi inévitable du télétravail : la limite de plus en plus floue entre travail et sphère privée. Vous devez absolument éviter que des employés trop zélés s'oublient et passent 10 heures chaque jour sur leur ordinateur portable.

En outre, certains travailleurs ressentiront davantage de stress ou verront leur humeur s'assombrir. Il est essentiel de leur prêter une oreille attentive. Cette écoute peut faire toute la différence, tout comme une heure de détente supplémentaire.

En tant que dirigeant d'entreprise, vous devez quoi qu'il en soit assumer un rôle de conseiller. Donnez à vos collaborateurs des conseils sur la manière d'installer leur bureau dans une pièce séparée chez eux, et encouragez-les à prendre suffisamment de pauses. On parie qu'ils apprécieront votre approche constructive et flexible ?

 

#3 Utilisez les technologies intelligentes pour une approche humaine

Bien entendu, vous ne pouvez le faire que si vos collaborateurs disposent de l'infrastructure adéquate et si les méthodes de travail de votre entreprise leur permettent également de travailler chez eux. Rien n'est plus ennuyeux que lorsque des travailleurs ne peuvent subitement plus accéder à l'intranet ou ouvrir un document.

Essayez de travailler un maximum via le cloud. Dès que possible, utilisez des spreadsheets et des documents partagés. Proposez des outils de chat pour la communication interne (Slack ou Skype), gérez tous les dossiers de manière centralisée dans le cloud (Microsoft, Dropbox, Google Drive) ou via des outils de gestion de projet (Asana ou Basecamp). Tout aussi important : organisez les réunions par le biais de services d'appel vidéo tels que Skype et Zoom.

Ces services offrent plusieurs avantages. Ils favorisent les contacts sociaux entre collègues, alors que les rencontres physiques ne sont pas possibles. En outre, ils constituent un excellent complément à la communication écrite par e-mail ou par chat, qui compliquent parfois les conversations en raison de l'absence d'intonation et d'expressions du visage. Ne sous-estimez en effet pas la communication non verbale, qui joue un rôle plus important que vous ne le pensez ! N'hésitez donc pas à passer en mode vidéo lorsque vous êtes au téléphone avec votre équipe. Votre chat ou votre chien fait irruption en pleine conversation ? Pas de problème, ces petits détails rendent l'interaction beaucoup plus humaine. Et n'est-ce pas précisément ce dont nous avons tous besoin en ces temps de corona ?

#4 Continuez à communiquer

Vous l'avez compris : il est essentiel de continuer à communiquer. Un moment de feedback ou un entretien d'évaluation prévu avec un collaborateur ? Ne le reportez pas, faites-le par vidéo. Mais prévoyez également du temps pour des conversations plus informelles. Certains collaborateurs ont davantage besoin de discuter en raison du changement de situation soudain.

Des études de Harvard Business Research montrent même que la solitude fait partie des plaintes les plus fréquentes lorsqu'on télétravaille. Beaucoup pensent que ce problème concerne essentiellement les employés habituellement extravertis, alors que le danger pèse sur tout le monde, y compris les introvertis. À long terme, l'isolement social peut en réalité amener n'importe quel collaborateur à se demander s'il ne serait pas préférable de changer d'emploi. Il faut y accorder suffisamment d'attention, en particulier lors de crises comme une épidémie. Des recherches sur l'intelligence émotionnelle ont par exemple montré que les travailleurs se fient à leurs managers pour obtenir des instructions sur les réponses appropriées aux situations de crise. Si, en tant que manager, votre communication est principalement porteuse de stress et de désespoir, tout le monde se retrouve aspiré dans une spirale négative. Quelle est la meilleure façon de faire ? Reconnaître les conséquences émotionnelles et professionnelles de l'apparition du virus, mais aussi témoigner de sa confiance et diffuser un état d'esprit positif.

D'une manière générale, la communication est toujours un must dans un environnement commercial, et pas seulement lorsque le pays nous maintient en lockdown. Faites régulièrement savoir ce qui se passe dans l'organisation, quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre ensemble ce mois-ci et ce qui s'est bien ou moins bien passé la semaine dernière. Parce qu'en tant que manager, vous ne voudriez pas que vos collaborateurs ne soient plus sur la même longueur d'onde, n'est-ce pas ?

#5 Prenez des pauses et faites de l'exercice

Vos collaborateurs peuvent prendre une pause de différentes manières, bien que l'exercice soit peut-être une des plus efficaces. Faut-il vraiment en expliquer les avantages ?  Pour ceux qui auraient oublié : plus de créativité, performance en hausse, meilleure mémoire et plus grande résistance au stress.

Faire suffisamment d'exercice est d'autant plus important quand on travaille le plus souvent assis. Et la bonne nouvelle, c'est qu'une petite séance de fitness ou une pause sportive ne doit vraiment pas prendre beaucoup de temps ! Une promenade au coin de la rue, un quart d'heure de yoga ou quelques étirements font déjà des merveilles. Vous voudriez en faire un travail d'équipe ? La vidéoconférence à la rescousse !

Voilà, avec ces conseils, votre entreprise a toutes les cartes en main pour faire du télétravail une réussite. Sans stress supplémentaire pour vos collaborateurs !

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